nama : Devi Yunita
nim : 044142221012
PERANCANGAN APLIKASI PEMBELIAN DAN INVENTORY OBAT
BERBASIS DESKTOP MENGGUNAKAN METODE BERORIENTASI
OBJEK PADA APOTEK MEDIKA GANDUL
I. Pendahuluan
1.1 Latar Belakang
Apotek merupakan suatu jenis bisnis eceran (retail) yang komoditasnya (barang yang diperdagangkan) terdiri dari perbekalan farmasi (obat dan bahan obat) perbekalan kesehatan (alat kesehatan). Sebagai perantara, Apotek Medika Gandul merupakan salah satu apotek yang menjual
obat-obatan , baik obat sesuai resep maupun tanpa resep dan memiliki persediaan obat yang cukup
banyak. Persediaan obat menjadi salah satu aktiva lancar yang diharapkan akan menghasilkan keuntungan-keuntungan yang maksimal dalam proses penjualan. Agar penjualan dapat berjalan
seperti yang diharapkan, maka informasi seperti data obat, data supplier, transaksi pembelian obat
dan persediaan obat harus dapat diperoleh setiap saat dengan cepat dan tepat.
Pembelian adalah serangkaian tindakan untuk mendapatkan barang atau jasa melalui pertukaran, dengan maksud untuk digunakan sendiri atau dijual kembali. Fungsi pembelian memiliki peran paling penting dan berpengaruh, bahkan bisa dikatakan sebagian besar proses bisnis berasal dari kegiatan pembelian guna mendapatkan persediaan yang dibutuhkan. Tanpa adanya persediaan, apotek akan dihadapkan pada resiko jika suatu saat tidak dapat memenuhi keinginan pelanggannya. Hal ini bisa saja terjadi karena tidak selamanya barang atau jasa tersedia setiap saat. Jadi pembelian dan persediaan sangat penting untuk setiap perusahaan, baik yang menghasilkan suatu barang maupun jasa dalam proses penjualan untuk memenuhi permintaan pelanggan.
Segala kegiatan yang berlangsung pada apotek Medika Gandul masih menggunakan bukti tertulis diantaranya pencatatan data obat, data supplier, data stock obat, data barang masuk, transaksi pembelian, retur pembelian, dan transaksi penjualan obat kepada konsumen baik berupa resep maupun non resep dan pembuatan laporan penjualan obat hanya dicatat kedalam buku catatan. Dokumen atau pencatatan secara tertulis dinilai masih memiliki rentan kesalahan yang tinggi, karena sering terjadi perulangan atau data yang sama dan catatan tersebut masih berbentuk fisik yang mudah rusak maupun hilang.
Sehingga ketika petugas ingin melakukan retur pembelian barang yang rusak atau kadaluarsa petugas harus mencari data transaksi pembelian tersebut sesuai surat jalan yang diterima dan disimpan pada file yang terdapat dalam lemari penyimpanan. hal ini sangat menyita waktu yang lama dalam pencarian data dan apabila data tersebut tidak ditemukan atau hilang maka petugas tidak dapat melakukan retur pembelian dan mengakhibatkan apotek mengalami kerugian.
Untuk mengatasi permasalahan tersebut, maka diperlukan sebuah teknologi sitem informasi, yang diharapkan dapat membantu petugas dalam mengatur pembelian dan persediaan obat sehingga dalam proses transaksi dapat terlaksana dengan baik.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas, maka penulis mencoba untuk merumuskan masalah yang sedang dihadapi pada apotek medika gandul saat ini adalah:
1. Belum adanya media penyimpanan data yang Baik.
2. Pengelolaan data obat yang tidak tertata dengan baik dalam buku catatan tertulis.
3. Pencatatan dan pengontrolan mengenai persediaan data obat yang tersedia tidak dilakukan secara berkala.
4. Membutuhkan waktu yang lama dalam melakukan pencarian data.
1.3 Batasan Penelitian
Agar penelitian yang dilakukan lebih terarah dan tidak menyimpang dari pembahasan, maka ruang lingkup dari permasalan yang terjadi perlu dibatasi sebagai berikut:
1. Perancangan sistem informasi yang dibangun mencakup pengolahan data obat, data supplier, data kasir, data admin, data barang masuk, data stock dan stock opname yang meliputi bagian transaksi pembelian, penjualan dan retur pembelian.
2. Sistem tidak mencakup retur penjualan dan Transaksi penjualan yang dibahas hanya penjualan dengan resep atau tanpa resep secara tunai.
3. Laporan yang dihasilkan hanya laporan penjualan, laporan pembelian, laporan barang masuk dan laporan stock opname. Sistem tidak membahas laporan keuangan dan pembayaran.
4. Hak akses dibagi menjadi 2 yaitu : Admin dan Kasir.
5. Perancangan sistem informasi ini menggunakan aplikasi Desktop dengan bahasa pemrograman Java. Metode yang akan digunakan adalah motode Berorientasi Objek, sedangkan perancangan aplikasi nya menggunakan UML dan MysQL sebagai database.
1.4 Tujuan Penelitian
Tujuan yang didapat dari implementasi perancangan sistem ini adalah:
1. Membuat fitur untuk pengelolaan data dan informasi pembelian, persediaan, dan penjualan obat dengan menggunakan database sebagai media penyimpanan dan diharapkan dapat mengurangi resiko kerusakan media penyimpanan data transaksi sebelumnya yang
menggunakan media pencatatan tertulis.
2. Memperbaiki proses pengelolaan data obat pada apotek agar tertata lebih rapih dengan menggunakan suatu sistem informasi komputer.
3. Mempercepat proses pencarian data pembelian, penjualan dan Inventory atau Persediaan.
1.5 Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari perancangan aplikasi pembelian dan inventory berbasis desktop menggunakan metode berorientasi objek pada apotik medika gandul diantaranya:
a. Memudahkan tugas kasir dalam melakukan transaksi penjualan dan melihat persediaan obat.
b. Mempermudah Admin dalam pengolahan data pembelian dan laporan penjualan dan laporan data
obat.
II. TEORI
2.1 Perancangan
Perancangan adalah penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi Perancangan sistem dapat dirancang dalam bentuk bagan alir sistem (system flowchart), yang merupakan alat bentuk grafik yang dapat digunakan untuk menunjukan urutan-urutan proses dari sistem (Syifaun Nafisah, 2003 : 2).
Jadi perancangan adalah proses pemecahan masalah yang disertai dengan pemikiran kreatif guna mencapai hasil yang optimal.
2.2 Pengertian Aplikasi
Menurut Jogiyanto (2005 : 12), aplikasi adalah penggunaan dalam suatu komputer, instruksi (instruction) atau pernyataan (statement) yang disusun sedemikian rupa sehingga computer dapat
memproses input menjadi output. Sedangkan Menurut kamusbesar bahasa indonesia (2005 : 52), “Aplikasi adalah penerapan dari rancangan sistem untuk mengolah data yang menggunakan aturan atau ketentuan bahasa pemrograman tertentu”.
2.2.1 Aplikasi Berbasis Desktop
Aplikasi desktop adalah suatu perangkat lunak yang menjalankan fungsinya secara langsung pada masing-masing komputer. Namun masih memiliki beberapa kekurangan dan keunggulan dalam berbagai hal diantaranya:
A. Keunggulan aplikasi desktop:
1. Tidak memerlukan media atau aplikasi pendukung untuk menjalankannya.
2. Memiliki proses kerja yang lebih cepat dibandingkan dengan aplikasi web.
B. Kekurangan aplikasi desktop:
1. Memerlukan spesifikasi hardware yang tinggi untuk dapat menjalankannya.
2. Pendistribusian aplikasi yang harus dilakukan oenginstalan satu persatu.
3. Lisensi yang masih menjadi permasalahan bagi sebagian penggunanya.
2.3 Definisi Basis Data
Jogiyanto (2009) menjelaskan, Basis data adalah kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Menurut McLeod (2004), Basis data adalah suatu koleksi data komputer yang terintegrasi, diorganisasikan dan disimpan dengan suatu cara yang memudahkan pengambilan kembali.
Basis data mempunyai tujuan untuk mengatur data sehingga diperoleh kemudahan, ketepatan,
dan kecepatan dalam pengambilan kembali (Kusrini, 2007:141)
III TATA KERJA
3.1 Metodologi Penelitian
Adapun metode pengumpulan data yang penulis lakukan dalam penelitian ini antara lain:
1. Interview (Wawancara)
Dalam penyusunan skripsi ini penulis melakukan penelitian langsung dengan melakukan wawancara kepada pemilik dan pengelola apotek mengenai data-data yang diperlukan dalam penelitian ini.
2. Observasi
Penulis terjun langsung ke lapangan untuk mengamati sistem yang saat ini sedang berjalan pada apotek medika gandul.
3. Studi Pustaka
Penulis melakukan penelusuran melalui media internet, mengumpulkan jurnal dan buku-buku yang berkaitan dengan penelitian ini.
3.2 Perancangan Berorientasi Objek
Perancangan berorientasi objek adalah suatu pendekatan yang digunakan untuk menspesifikasikan kebutuhan-kebutuhan sistem dengan mengkolaborasikan objek-objek, atribut-atribut dan metode-metode yang ada (Whitten 2004:686).
Tujuan perancangan sistem itu untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem (user) dan memberikan gambaran yang jelas serta merancang dengan lengkap.
IV HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Analisa Sistem Berjalan
Analisa sistem yang sedang berjalan bertujuan mengetahui lebih jelas bagaimana cara kerja sistem tersebut dan masalah yang dihadapi sistem. Perancangan analisa sistem yang sedang berjalan dilakukan berdasarkan urutan kejadian yang ada dan dari urutan tersebut dapat dibuat activity diagram.
4.1.1 Proses Pembelian Obat
1. petugas memeriksa kondisi stok obat.
2. Jika stok obat sudah habis atau mulai berkurang petugas akan melakukan pemesanan obat.
3. Supplier menerima order/pesanan obat.
4. Supplier membawa obat sesuai pesanan
5. Petugas menerima obat dari supplier.
6. Petugas menghitung dan mengecek jumlah obat sesuai dengan pesanan atau tidak.
4.1.2 Proses Persediaan Obat
1. Kasir melakukan pendataan stok obat atau sering disebut dengan “STOK OPNAME”.
2. Persediaan obat dicek berdasarkan Order Produksi yang berlangsung dalam beberapa bulan mendatang.
3. Jika stok obat yang terdapat digudang kurang mencukupi maka kasir akan segera melaporkan data Stok opname kepada admin bahwa stok obat yang akan menjadi Order Produksi kurang mencukupi.
4. Kasir akan melakukan transaksi pembelian dengan supplier agar segera dikirimkan pesanan obat yang menjadi Order Produksi yang akan berlangsung dan sisanya akan menjadi stok pada gudang.
4.1.3 Proses Pembuatan Laporan
1. Kasir merekap laporan data stock obat dan laporan stock opname dan diberikan kepada pimpinan.
2. Admin merekap laporan pembelian dan laporan penjualan dan diberikan kepada pimpinan.
4.2 Perancangan
4.2.1 Entity Relationship Diagram (ERD)
ERD merupakan cara untuk mengorganisasikan tabel. Diagram ini memperlihatkan hubungan entitas yang terdapat dalam sistem.
.jpg)
LRS adalah representasi dari struktur record-record pada tabel-tabelyang terbentuk dari hasil relasi antar himpunan entitas. LRS merupakans uatu gambaran mengenai bentuk file yang menyimpan data dalam database seperti gambar berikut:
.jpg)
4.3.1 Use Case Diagram
Berdasarkan perancangan basis data diatas maka dapat dibuat use case diagram. dimana dapat dijelaskan mengenai tugas masing-masing aktor dalam perancangan aplikasi.
4.3.2 Activity Diagram
a. Activity Diagram Login
Proses aktivitas yang terjadi pada saat pertama kali user menjalankan aplikasi dimana untuk memasuki sistem user harus login terlebih dahulu, bila input username dan password sesuai maka akan masuk kepada menu utama.
b. Activity Diagram Input Kasir
Proses ini adalah dimana admin menginputkan data kasir yang berhak mengakses aplikasi ini,
admin bisa menambahkan data kasir baru, menyimpan, menghapus, dan mengubah data kasir
yang mempunyai hak akses.
4.5.3 Sequence Diagram
Sequence Diagram menggambarkan interaksi antar objek didalam dan disekitar sistem (termasuk pengguna, display, dan sebagainya) berupa message yang digambarkan terhadap waktu. Sequence Diagram terdiri atas dimensi vertikal (waktu) dan dimensi horizontal (objekobjek yang terkait).
A. Sequence Diagram Login
B. Sequence Diagram Input Data Obat
C. Sequence Diagram Input Data Supplier
D. Sequence Diagram Input Data kasir
E. Sequence Diagram Stock Obat
F. Sequence Diagram Input Transaksi Pembelian
4.3.4 Class Diagram
4.4.1 Interface Halaham Login
Halaman login ini adalah halaman pembuka program yang didalamnya terdapat form login
sebagai hak akses masuk admin dan kasir kedalam program.
4.4.2 Interface Halaman Form Utama
Halaman utama adalah halaman berikutnya setelah admin atau kasir berhasil mengakses
halaman login. Di dalamnya terdapat beberapa menu yang dapat digunakan untuk melakukan
penambahan, pengurangan atau perbarui data.
Halaman input Kasir adalah halaman yang berisikan data kasir yang di dalamnya terdapat menu untuk input, hapus, dan ubah.
1. script login
